Nie ważne w jakiej firmie pracujemy zawsze sekretariat będzie miał kluczowe znaczenie i będzie pewną wizytówką firmy. Jest to miejsce, w którym klienci pierwszy raz stykają się z firmą, dlatego naszym zadaniem jest stworzenie tam takich warunków, które sprawią, że firma od samego początku będzie traktowana jako poważna. Dotyczyć to będzie każdej prowadzonej firmy, ponieważ właśnie przez dobrze zorganizowany sekretariat można olśnić klienta. Realizując sekretariat trzeba się postarać o dobre łączenie wszystkich elementów, które mają się tam zmieścić.
Klient nasz pan
W centrum zawsze musi znajdować się klient, który będzie najważniejszy, jeśli chodzi o organizację pracy sekretariatu. Należy postarać się o stworzenie odpowiednich warunków, w których nasz klient zawsze poczuje się bardzo dobrze. Dużo będzie zależeć oczywiście od formy prowadzonej działalności. Musimy bowiem wziąć pod uwagę jakie grupy klientów będą się u nas pojawiać. Ważnym elementem będzie przygotowanie dobrego koloru ścian czy innych elementów, które staną się jakby elementem uzupełniającym meble, które w biurze się znajdą.
Oświetlenie
Do istotnych elementów zalicza się oczywiście oświetlenie. im więcej naturalnego światła w biurze tym lepiej. Natomiast, jeśli chodzi o światło sztuczne trzeba stawiać na lampy halogenowe czy żarówki mleczne. Chodzi bowiem o to, by przygotować w biurze światło, które jak najbardziej będzie przypominało to naturalne. Jest to ważna kwestia ponieważ właśnie od tego będzie zależeć jak będzie pracował w tym czasie nasz wzrok. Gdy mamy większość światła sztucznego jego większość musi znajdować się ze źródeł takich jak lampka biurkowa, natomiast mniejsza część musi być w formie światłą pochodzącego z góry, z sufitu.
Musimy pamiętać o tym, że poszczególne miejsca w biurze muszą być dobrze zorganizowane i oświetlone w taki sposób, by klient sam intuicyjnie wiedział do jakiego miejsca w pierwszej kolejności powinien się udać, gdy puka do drzwi takiego biura, ale nie może też być oświetlony zbyt mocną żarówką.
