Al. Pokoju 1A
801 555 556 kontakt@lzakrzewski.pl
Ciekawe porady oraz najnowsze trendy w tematyce mebli biurowych.

Środowisko pracy : jak wspierać pracowników podczas zmian

Środowisko pracy ma bezpośredni wpływ na wydajność pracowników firmy. *OpinionWay dowodzi tego najnowszymi badaniami nad związkiem pomiędzy środowiskiem pracy a samopoczuciem pracowników. 92% pracowników twierdzi, że miejsce pracy wpływa na ich zdolność do koncentracji, a 89% pracowników twierdzi, że ma to wpływ na ich wydajność. W związku z tym coraz więcej firm stara się na nowo przemyśleć swoje miejsce pracy z uwzględnieniem kilku celów. Zwiększenie produktywności, promowanie współpracy i zagwarantowanie dobrego samopoczucia pracowników w szczególności. Tworzenie nowego środowiska pracy wymaga jednak wsparcia pracowników podczas zmian.

Pracownicy czekają na coś nowego. 53% z nich uważa, że ich środowisko pracy jest tradycyjne. Współpraca jest dla nich gwarancją kreatywności i innowacyjności. Według Biurowego Barometru Jakości Życia, 47% pracowników chce odejść z firmy do innej, która skorzystałaby na bardziej inspirującym i sprzyjającym współpracy środowisku pracy.

Pracownicy, którzy czekają na nowe, bardziej elastyczne, innowacyjne i sprzyjające współpracy środowisko pracy. Potrzeba innowacji i dostosowania się do oczekiwań stała się codziennym wyzwaniem dla firm. Coraz bardziej zatroskani o dobro swoich pracowników, wielu z nich zaczęło restrukturyzować swoje miejsce pracy.

1. zasada wspierania pracowników podczas zmian: nie spiesz się....

Firmy nie mogą poruszać się zbyt szybko w ewolucji swojego środowiska pracy, w przeciwnym razie napotkają wiele trudności, w tym opór ze strony pracowników. Rzeczywiście, ta zmiana może mieć zasadniczy wpływ na ducha, a nawet na kulturę korporacyjną. Ponadto, zmiany te mogą powodować nieporozumienia i frustrację wśród pracowników. Ważne jest, aby wspierać pracowników w zmianach w ich środowisku pracy.

Czynnik ludzki, klucz do sukcesu

Przejście do bardziej innowacyjnego środowiska pracy jest kwestią ludzką. To właśnie pracownicy skorzystają z tych zmian i posuną to przejście do przodu. Zbyt często uważa się, że ewolucja środowiska pracy może zostać osiągnięta jedynie poprzez wdrożenie nowych narzędzi. Narzędzia, które mogą być bardzo przydatne, ale bez przyjęcia przez pracowników, stają się bezużyteczne. Wspieranie pracowników podczas zmian jest kluczem. Dla profesora Michaela Wade'a z Instytutu Zarządzania IMD "firmy, które nie biorą pod uwagę czynnika ludzkiego i wyzwań organizacyjnych są skazane na porażkę".

Firmy muszą myśleć o tym, jak dokonać tej zmiany. Refleksja, która musi być przemyślana we współpracy z pracownikami. Następnie należy przeanalizować ich pracę zbiorowo i indywidualnie. Jest to praca zespołowa, w której nikt nie powinien być pominięty, aby zapewnić pełne przyjęcie.

Przykład niewdrożenia flexoffice'u

Nawet jeśli firmy słuchają swoich pracowników i pracują razem nad zmieniającym się środowiskiem pracy, nie zawsze jest to sukces. Tak jest w przypadku agencji komunikacji cyfrowej Castor & Pollux, która była przekonana, że ich przejście na flexoffice będzie sukcesem. Pewna, że dysponuje niezbędnymi narzędziami i zasobami, aby przejście to zakończyło się sukcesem, agencja komunikacyjna oczekiwała szybkiego i łatwego przyjęcia. Pomiędzy poszukiwaniem "najlepszych miejsc" a współpracą, która miała na celu stworzenie grup roboczych, które ostatecznie przekształciły się w pracę "między przyjaciółmi", flexoffice nie był wielkim sukcesem. Przyzwyczajenia szybko powróciły do normy i flexoffice został całkowicie zapomniany. Co sprawiło, że biuro nie było wystarczająco zintegrowane?

Ich pierwszym błędem było odstawienie niektórych pozycji. Drugim błędem było myślenie, że wdrożenie narzędzi takich jak wyposażone biura i telefony komórkowe będzie wystarczające do przyjęcia. Oczywiście tak nie jest. Po nowej refleksji agencja zdała sobie sprawę, że nie myślała wystarczająco dużo o "czasie pracy". Dzień pracy jest przerywany przez różne momenty. Spotkania, burze mózgów, wymiana klientów... chwile, które wymagają różnych miejsc pracy. Konieczne byłoby zbudowanie środowiska pracy skoncentrowanego na zadaniach, które wyznaczają rytm codziennego życia pracownika.

Poza tą refleksją, istotnym elementem każdej zmiany jest oczywiście wsparcie. Nowe środowisko pracy to prawdziwa metamorfoza dla całej firmy. Zmiana to nie tylko projektowanie przestrzeni. Istotnie, pojawiają się nowe metody pracy, podobnie jak kultura korporacyjna, która koniecznie się zmienia. Wiele zmian, które mogą zakłócić pracę pracowników.

Wspieranie pracowników podczas zmian: metoda Schneider Electric

Wsparcie musi zostać uruchomione w górę rzeki

Wsparcie to musi być przygotowane na długo przed transformacją. Schneider Electric uruchomił projekt zarządzania zmianą na półtora roku przed restrukturyzacją miejsc pracy. Całkowicie uzasadniony czas dla Marie Jouvray, kierowniczki ds. zmian w Schneider Electric: "Integracja głównych zmian w świecie pracy wymaga czasu. Gdybyśmy musieli zrobić to jeszcze raz, spędzilibyśmy na tym tyle samo czasu."

W ciągu pierwszych sześciu miesięcy zespół Marie Jouvray spotkał się ze wszystkimi pracownikami, aby wyjaśnić nowe ustalenia. W formie prezentacji omówiono 18 tematów dotyczących mebli, IT i zarządzania. Tematy te zostały wybrane przez samych pracowników, co stanowi sposób na zaangażowanie ich w to przejście.

Menedżerowie ze swojej strony mogli skorzystać z grup roboczych poświęconych kierownictwu, aby dowiedzieć się, jak zachowywać się w środowisku zespołowym w nowym środowisku pracy. Następnie zajęto się pojęciem zaufania pracowników. Celem było zapewnienie pracownikom większej elastyczności, zarówno w zakresie przestrzeni, jak i nowych metod pracy.

Przez cały czas trwania projektu odbywały się spotkania mające na celu informowanie pracowników o postępach i przedstawienie im ich przyszłego środowiska pracy. Podczas tych spotkań pracownicy mieli możliwość wyrażenia swoich opinii, zadawania pytań i wyrażania swoich obaw. Wszystko odbywało się we współpracy i bez pozostawiania nikogo w tyle, aby nie powodować frustracji. Po półtorarocznym okresie przygotowawczym, w dniu przejścia, każdy z pracowników przejął odpowiedzialność za różne przestrzenie.

A potem, czy powinniśmy nadal wspierać naszych pracowników?

Po utworzeniu urzędu ds. flexoffice, wsparcie nie ustało. Kontynuowano je przy wsparciu przez kilka miesięcy po przejściu. Utworzono grupy i co 6 do 8 tygodni odbywały się spotkania, aby przeanalizować sytuację i zobaczyć, co można by poprawić. Ponadto przeprowadzono badanie satysfakcji i uzyskano wynik powyżej 80% wskaźnika satysfakcji.

Dla Marie Jouvray to przejście do nowego środowiska pracy "nie wygrało na początku, wymagało czasu i dużo słuchania". Dowód na to, że wsparcie i praca we współpracy z pracownikami mają realny wpływ na akceptację nowego środowiska pracy.